Privacy Statement / AVG Beleid

Notitie: 18.20 AVG Beleid
Versie: Vastgesteld Ledenraad 23 juni 2018

Centrale digitale administratie Onafhankelijke Senaatsfractie
Deze is ondergebracht bij de ingehuurde coördinator, eigenaar van een bedrijf genaamd T-Force. Alle data wordt hier veilig opgeslagen via een back-up die ieder uur wordt gemaakt op een eigen server.
Daarnaast worden de meeste gegevens ook maandelijks opgeslagen, zowel op de werklocatie (Heerlen) alsook op een externe dvd die bij op een andere locatie (privéwoning coördinator) wordt bewaard.
Het archief, inclusief het complete adressenbestand van de OSF draait in de cl oud via Google. Via de back-up procedures zijn deze gegevens, indien noodzakelijk, altijd terug te halen.

(Ex)-leden
De standaard gegevens van directe leden (adres, mail, telefoon) worden opgeslagen conform de beschrijving van de centrale digitale administratie. De gegevens van ex-leden worden niet meer opgeslagen en niet meer gebruikt, maar bevinden zich wel in de back-up. De adressen van de indirecte leden (leden van de aangesloten provinciale partijen) worden niet door de OSF opgeslagen. Dit ligt anders voor het OSF blad Locomotie en de digitale nieuwsbrieven (zie onderstaand).

Locomotie en digitale Nieuwsbrieven
Alle leden en indirecte leden ontvangen standaard de Locomotie. Hiervoor is een spreadsheet aangemaakt. Verzending gebeurt omdat de provinciale partij ons de adressen van hun leden mailt met het verzoek om Locomotie toe te zenden.
Dit wordt eenmalig genoteerd in een tweede spreadsheet die na verzending wordt verwijderd. Zodra de provinciale partij iemand van hun lijst verwijderen zullen wij die naam ook niet meer ontvangen en zal men geen Locomotie meer ontvangen.
Een aantal mensen heeft zichzelf opgegeven via de website en ontvangt Locomotie op het door henzelf opgegeven adres. Iedereen kan zich via de site of via mail gratis abonneren of uitschrijven voor Locomotie. De gegevens van mensen die zich afmelden worden permanent uit de spreadsheet verwijderd.
De digitale nieuwsbrieven gaan naar alle leden die een functie binnen de OSF bekleden (bestuur, ledenraad, steunfractie, werkgroepen). Daarnaast kan iedereen zich via de site of via mail gratis abonneren of uitschrijven voor de digitale nieuwsbrieven. De gegevens van mensen die zich afmelden worden permanent uit de database verwijderd.

Al deze adressen worden opgeslagen op een externe server waar ook de website OSF op draait.

Communicatie
Alle mailings die wij versturen zullen wij via BCC verzenden zodat de onderliggende gegevens voor derden verborgen blijven.
Aangekochte bestanden (bijvoorbeeld om lokale partijen in een bepaalde provincie aan te kunnen schrijven) zullen verantwoord gebruikt worden en na gebruik verwijderd worden.
Bestanden die ontstaan voor zaken als het organiseren van een symposium zullen verantwoord gebruikt worden en na gebruik verwijderd worden.

Algemeen
Uitsluitend de coördinator heeft toegang tot alle gegevens. Omdat de coördinator eigenaar van het bedrijf T-Force is, kunnen de (3) medewerkers van T-Force ook bij de gegevens. De medewerkers zijn op de hoogte dat in geval van niet beschikbaarheid van de coördinator het bestuur OSF over alle beschikbare gegevens mag beschikken.
De medewerkers van T-Force en de bestuursleden van de OSF zijn volledig op de hoogte van de regels omtrent en het AVG beleid van de OSF zoals blijkt uit de ondertekening van dit document.
Nieuwe medewerkers van T-Force en nieuwe bestuursleden van de OSF zal gevraagd worden om deze notitie te ondertekenen.
De computers van de bestuursleden en de medewerkers zijn voorzien van up-to-date software incl. virusscanners. De website van de OSF is SLL gecertificeerd dus veilig. De afgeleide mailadressen van OSF zijn via de server voorzien van een virusscanner en spamfilter.

Heerlen, 17 april 2018